Menghitung TOR

Minggu ke-14

Performance Measurement

•       Pengertian Tolok Ukur dan Pengukuran Kinerja (Kualitatif & Kuantitatif)

•       Pengertian dan Pengukuran Tolok Ukur Efisiensi Persediaan (Turnover Ratio, Inventory Level, Surplus & Dead Stock Ratio, Rasio Persediaan dan Pendapatan)

•       Pengertian dan Pengukuran Tolok Ukur Efektivitas persediaan (Service Level Ratio)

•       Pengertian dan penggunaan Benchmark dalam pengukuran kinerja persediaan

Tolok Ukur Kinerja

•       Untuk menilai kinerja suatu fungsi diperlukan ukuran tertentu, dan dalam hal ini tentu saja dibutuhkan suatu ukuran kinerja. Ukuran kinerja seringkali disebut dengan tolok ukur kinerja yang adalah suatu ukuran untuk mengetahui seberapa jauh suatu pekerjaan itu dilaksanakan dengan baik. Apakah cukup efektif, cukup efisien, seberapa jauh efektivitas dan efisiensinya?

•       Umumnya, tolok ukur kinerja ada dua yaitu tolak ukur kualitatif dan tolok ukur kuantitatif. Kedua tolok ukur ini saling melengkapi, dan bukan saling mengganti.

•       Tolok ukur kualitatif biasanya menggunakan bahasa atau deskripsi non kuantitatif.

•       Tolok ukur kuantitatif menggunakan angka, kurva dan sejenisnya yang bersifat kuantitatif.

•       Dengan kata lain tidak cukup menggunakan tolok ukur kualitatif atau kuantitatif saja, tetapi sebalikanya menggunakan keduanya.

Tolok Ukur Kualitatif

Adalah tolok ukur yang cara menggambarkannya dilakukan dengan penjelasan atau deskripsi kata-kata, tidak menggunakan deskripsi angka, misalnya dengan hanya menggunakan ungkapan-ungkapan sbb:

•       Pekerjaannya dilakukan dengan cukup bagus

•       Kali ini prestasinya bagus sekali

•       Bulan ini kinerjanya kurang efisien

•       Tahun ini kinerjanya lebih jelek

•       Bulan ini hasilnya sedikit lebih baik

Kelemahannya:

•       Seringkali terlalu subyektif

•       Tergantung dari kondisi penilai (gairah, latar belakang, persepsi, pendidikan, pengalaman, dan sebagainya)

•       Seringkali tidak konsisten dari waktu ke waktu

•       Kurang objektif

•       Pergantian penilai menimbulkan kesulitan dalam kesinambungan penilaian

•       Terbatas kemampuannya untuk pengambilan keputusan manajemen

Keunggulannya:

•       Tidak semua prestasi pekerjaan dapat diukur secara kualitafif, misalnya:

•       Kesetiaan pada perusahaan

•       Sifat hubungan dengan bawahan/kolega/atasan

•       Tingkat tanggung jawab

•       Kejujuran

•       Kepemimpinan

•       Bagaimanapun juga manusia bukanlah mesin sehingga penilaian terhadap pengembahan kepribadian dan hal-hal sejenis itu masih memerlukan penilaian yang bersifat kualitatif.

Tolok Ukur Kuantitatif

Adalah cara mengukur kinerja dengan deskripsi angka, kurva, dan lain-lain cara yang bersifat kuantitatif, sehingga memang benar-benar dapat diukur secara lebih nyata.

Keunggulan

•       Pengukuran dapat dilakukan dengan lebih mudah

•       Perkembangan dari waktu ke waktu lebih mudah diketahui dan diukur

•       Tingkat perkembangan atau perubahan dapat diukur

•       Perbandingan dengan data lain lebih mudah dilakukan

•       Lebih objektif karena tidak tergantung dari selera pribadi

•       Pergantian penilai tetap dapat diteruskan dan dihubunkan secara konsisten

•       Lebih banyak berguna untuk pengambilan keputusan

Kelemahan

•       Kurang dapat menangkap dan mengukur sifat-sifat orang yang diperlukan juga dalam menjalankan pekerjaan, karena selalu ada interaksi antarmanusia, yang penilaian-penilainnya hanya dapat dilakukan secara kualitatif.

TOLOK UKUR KINERJA MANAJEMEN PERSEDIAAN

Dalam manajemen persediaan barang, pengukuran dilakukan umumnya untuk setiap bidang kegiatan, karena fungsi pengelolaan barang meliputi beberapa fungsi pokok yaitu;

1.       Pengendalian persediaan

2.       Pembelian

3.       Pergudangan

4.       Angkutan

Tolok ukur kinerja pembelian, pergudangan dan angkutan tidak akan banyak dibahas dan akan dibahas mendalam pada materi manajemen bersangkutan

1.       Tolok Ukur Pengendalian Persediaan

Dalam pengendalian persediaan ada dua tolok ukur kinerja utama yang perlu diperhatikan yaitu tolok ukur efisiensi (daya guna) dan tolok ukur efektivitas (hasil guna).Tolok ukur efisiensi mengukur tingkat efisiensi pengelolaan barang di persediaan atau seberapa jauh persediaan barang dikelola secara efisien, yaitu kaitannya dengan keekonomian, pemborosan, pengorbanan, biaya dan hal-hal lain yang serupa.Tolok ukur efektivitas pengelolaan barang menggambarkan seberapa jauh persediaan barang berguna atau mendukung operasi perusahaan. Beberapa contoh tolok ukur yang dimaksudsbb;

Ada dua tolok ukur yang perlu diperhatikan yaitu

a.        Tolok ukur efisiensi (daya guna); mengukur tingkat efisensi pengelolaan barang di persediaan

Contoh:

•       Perputaran barang atau turn over ratio (TOR)

•       Tingkat persediaan

•       Rasio persediaan surplus

•       Rasio persediaan mati

•       Rasio persediaan dan pendapatan

b.       Tolok ukur efektivitas (hasil guna); mengukur seberapa jauh persediaan barang berguna atau mendukung operasi perusahaan.

Contoh:

•       Rasio layanan untuk keperluan rutin

•       Rasio layanan untuk keperluan khusus

•       Dari contoh diatas, yang dianggap paling utama dan paling penting adalah turn over ratio (TOR) dan rasio layanan. Namun konsep TOR sudah mulai ditinggalkan dan diganti dengan rasio antara persediaan dan pendapatan. Yang lainnya disebut tolok ukur penunjang.

2.       Tolok Ukur Manajemen Persediaan

Kinerja fungsi atau manajemen pembelian dapat diukur sekurang-kurangnya dari tiga segi yaitu harga barang/jasa yang dibeli, efisiensi proses pembelian dan efektivitas fungsi pembelian dengan penjelasan singkat sbb:

1. Harga barang/jasa yang dibeli

Pengukuran dapat dilakukan dengan membandingkan dengan pembelian-pembelian pada kurun waktu sebelumnya, dengan harga yang dibeli oleh perusahaan-perusahaan lain, dsb.

2. Efisiensi proses pembelian

Efisiensi menyangkut biaya pembelian, kecepatan pembelian, penggunaan staf atau tenaga pembelian, ketepatan kedatangan barang, dsb.

3. Efektivitas fungsi pembelian

Seberapa jauh yang dibeli itu betul-betul sesuai dengan keperluan dan dipergunakan dalam operasi perusahaan.

3. Tolok Ukur Pengelolaan Pergudangan

1. Rasio biaya pergudangan dan biaya logistik; menunjukkan efisiensi pengelolaan gudang dan dapat dibandingkan dengan perusahaan lain
2. Rasio penggunaan luas/volume gudang dan kapasitas gudang; Rasio yang paling ideal adalah yang mendekati 100% karena hampir seluruh kapasitas gudang dimanfaatkan.
3. Biaya pengelolaan pergudangan per m3 ruangan; menunjukkan efisiensi pengelolaan gudang milik sendiri yang dapat dibandingkan dengan biaya penyewaan gudang di luar untuk mengetahui tingkat efisiensi pengelolaan gudang sendiri
4. Tolok Ukur Manajemen Angkutan

1.       Rasio biaya angkutan dengan harga barang yang diangkut; dapat dibandingkan dari tahun ke tahun dan juga dati berbagai cara, misalnya diserahkan kepada penjual atau diurus angkutannya sendiri secara kontrak dengan forwarding agent.

2.       Rasio penggunaan armada angkutan dan kapasitaqs seluruh armada angkutan; menunjukkan tingkat utilisasi dan efisiensi penggunaan armada angkutan. Makin tinggi rasio ini berarti makin tinggi efisiensi pemanfaatan armada angkutan dan demikian pula sebaliknya.

3.       Biaya pemeliharaan alat angkut; dapat dibandingkan dari tahun ke tahun untuk menunjukkan kemajuan atau kemunduruan dalam efisiensi dan dapat pula dibandingkan dengan perusahaan sejenis.

4.       Biays operasi alat angkut; dapat dibandingkan secara horizontal maupun vertical untuk melihat efisiensi perusahaan.

5.       Biaya angkut barang per kilometer  per kg atau m3; untuk membandingkan apakah akan menggunakan angkutan sendiri atau menggunakan angkutan perusahaan lain. Data ini dapat juga dbandingkan dari tahun ke tahun untuk mengetahui apakah ada perubahan dalam efisiensi.

RASIO PERPUTARAN PERSEDIAAN

•       Tolok ukur efisiensi yang utama adalah rasio perputaran persediaan / Turn Over Ratio (TOR). TOR adalah rasio antara pengeluaran / penggunaan / penjualan dan persediaan. Makin tinggi TOR berarti makin cepart perputaran persediaan yang berarti pula pemanfaatan investasi makin tinggi atau makin efisien. Makin rendah TOR berarti perputaran modal atau investasi makin lambat dan makin tidak efisien.

Contoh:         

•       Nilai persediaan akhir tahun 2001                    USD 250.000

•       Nilai pemakaian barang selama 2001                               USD 200.000

TOR (akhir 2001)          = Nilai pemakaian selama 2001 ($)

                                                   Nilai persediaan akhir 2001 ($)

                                                = US$ 200.000

                                                   US$ 250.000

                                                = 0.80 kali

•       Apabila TOR pada akhir tahun 2002 mencapai 0,75 kali, berarti pengelolaan persediaan tahun 2001 lebih efisien daripada pengelolaan persediaan tahun 2002.

•       Dengan demikian dapat disimpulkan TOR terendah adalah 0 (berarti tidak pernah ada pemakaian selama kurun waktu 1 tahun) dan TOR tertinggi adalah “tidak terhingga” yang berarti tidak ada (tidak diperlukan) persediaan sama sekali. Artinya, atau barang begitu datang langsung dipakai sehingga tidak sempat menumpuk di gudang. Contoh nilai TOR yang mendekati tak terhingga ialaha pelaksanaan pengelolaan persediaan tepat waktu yang didukung dengna pelaksanaan pembelian tepat waktu yang berlakuk secara penuh.

•       Perhitungan nilai persediaan dapat atas dasar nilai suatu waktu tertentu, tetapi dapat juga sebagai nilai  rata-rata persediaan dalam tahun tertentu. Jadi nilai persediaan akhir tahun dapat diganti dengan nilai persediaan rata-rata sepanjang tahun atau nilai rata-rata setiap akhir bulan tahun bersangkutan.

•       Konsep TOR dapat diekspresikan dalam bentuk lain yaitu Tingkat Persediaan, yang dinyatakan dalam “bulan pemakaian”. Dengan menggunakan contoh diatas, maka TOR 0,80 kali dapat diterjemahkan menjadi sbb:

Tingkat Persediaan              = Nilai persediaan ($)           

                                                                   Nilai pemakaian rata-rata / bulan ($)

                                                                = US$ 250.000

                                                                   US$ 200.000/12

                                                                = 15 bulan (pemakaian)

•       Dengan cara yang sama dapat dihitung bahwa tingkat persediaan untuk tahun 2002 adalah 16 bulan pemakaian. Kesimpulan yang dapat diambil tetap sama, yaitu perngelolaan persediaan tahun 2001 lebih efisien daripada tahun 2002 karena persediaan hanya cukup untuk 15 bulan pemakaian, sedangkan untuk tahun 2000 untuk 16 bulan pemakaian.

RASIO PERSEDIAAN DAN PENDAPATAN

Seiring pengembangan manajemen barang di lingkungan yang diwarnai oleh persaingan global yang makin ketat, dan dengan dikembangkannya manajemen logistic dalam konsep manajemen rantai pasokan (supply chain management), makin banyak perusahaan yang menggunakan konsep lain dalam mengukur kinerja pengendalian persediaan. Konsep baru yang dikembangkan ialah dengan membandingkan tingkat atau nilai persediaan barang dengan nilai pendapatan (revenue) yang diperoleh. Beberapa pertimbangan ang melatarbelakangi pengembangan konsep ini adalah:

1.       TOR lebih merupakan tolok ukur sementara atau antara dan kurang memberikan ukuran efisiensi yang sebenarnya

2.       Efisiensi sebenarnya akan terlihat kalau dibandingkan dengan pendapatan perusahaan dan bukan penjualan, karena tujuan akhir sebetulnya adalah pendapatan, sedangkan penjualan adalah tujuan antara.

3.       Dalam konsep SBU (strategic business unit), para manajer biasanya dituntut untuk mencapai pendapatan dan keuntungan tertentu (meskipun juga melalui target penjualan tertentu).

·         Tolok ukur baru tersebut tidak hanya digunakan untuk mengukur kinerja manajemen persediaan, tetapi juga telah digunakan untuk benchmarking dan untuk memperoleh keunggulan kompetitif yang selalu diusahakan oleh semua perusahaan. Cara menghitung tolok ukur kuantitatif jenis ini cukup mudah, yaitu hanya membandingkan antara nilai persediaan rata-rata dalam satu tahun dengan nilai pendapatan dalam tahun yang bersangkutan.

Nilai persediaan rata-rata tahun 2001     : USD 135.500.000

Jumlah pendapatan selama tahun 2001  : USD 200.000.000

Jadi, rasio persediaan dan pendapatan    : 61,75%

·         Makin kecil jumlah rasio ini, pengelolaan persediaan dianggap makin efisien, demikian pula sebaliknya. memperbesar jumlah pendapatan lebih sulit daripada memperkecil persediaan, jadi strategi yang lebih mudah ditempuh ialah memperkecil persediaan. Inilah tugas manajemen persediaan barang.

TINGKAT LAYANAN

•       Rasio layanan menunjukkan rasio atau perbandingan dari dua ukuran tertentu, dan tingkat layanan menunjukkan tingkat pelayanan tertentu. Rasio layanan adalah perbandingan antara jumlah/nilai permintaan yang dapat dipenuhi dari persediaan dan jumlah/nilai seluruh permintaan dari pemakai. Makin tinggi rasio layanan, berarti persediaan makin mampu memenuhi dan menunjang keperluan perusahaan, yang berarti pula makin efektif.

•       Rasio layanan tertinggi adalah 100%, yang berarti setiap kali pemakai memerlukan barang, selalu dapat dipenuhi dari persediaan di gudang. Rasio layanan terendah adalah 0%, yang berarti tidak satu pun permintaan barang dapat dipenuhi dari persediaan di gudang.

•       Jadi perhitungan rasio layanan adalah secara rata-rata dari seluruh barang yang diminta dari gudang. Yang penting juga adalah seberapa jauh persediaan di gudang dapat mengadakan barang pada waktu “betul-betul diperlukan”.

•       Diatas disebutkan bahwa rasio layanan dapat dihitung dari jumlah barang yang dapat dipenuhi disbanding dengan jumlah barang yang diperlukan/diminta, tetapi juga dapat dihitung dari nilai barang tersebut. Umumnya perhitungan dengan nilai barang ini lebih dikaitkan dengan pelaksanaa anggaran dan kurang dikaitkan dengan kebutuhan nyata akan kelangsunan operasi perusahaan. Kalau keduanya diperlukan, maka dpaat saja dihitung dengan dua cara tadi, yaitu dari jumlah barang dan nilai barang.

•       Kedua perhitungan ini hasilnya akan sama. Selanjutnya, kalau misalnya dalam tahun 2002 rasio layanan dihitung dan menghasilkan angka rata-rata 96%, maka mengenai kinerja pengendalian persediaan dengan mudah dapat dikatakan dan disimpulkan bahwa pengelolaan persediaan tahun 2002 lebih efektif daripada tahun 2001.

•       Berapa sebetulnya tolok ukur yang idel untuk rasio layanan ini? Apakah memang harus 100% untuk peningkatan setiap 1% tingkat layanan di atas 95% diperlukan biaya yang besar sekali dibandingkan dengan peningkatan setiap 1% di bawah angka 95%, sehingga menentukan rasio atau tingkat layanan di atas angka 95% memerlukan pertimbangan yang sungguh-sungguh matang

RASIO PERSEDIAAN SURPLUS DAN PERSEDIAAN MATI

Rasio persediaan surplus adalah rasio (perbandingan) antara nilai barang di gudang yang dianggap surplus dan nilai barang keseluruhan.Barang yang dianggap surplus adalah barang yang melebihi tingkat persediaan tertentu yang ditetapkan oleh perusahaan. Tiap-tiap perusahaan mempunyai formula tertentu, misalnya:

1.       Yang dianggap surplus ialah persediaan yang melebihi dua tahun pemakaian

2.       Persediaan yang melebihi pemakaian selama 2x waktu pembeliannya. Waktu pemesanan atau waktu pembelian adalah tenggang waktu yang digunakan untuk memesan/membeli barang bersangkutan.

1.       Rasio Persediaan Surplus

Makin tinggi rasio persediaan surplus berarti makin banyak barang yang berlebih sehingga pengelolaan persediaan makin tidak efisien. Barang surplus adalah barang nyang sebenarnya masih dapat dipakai untuk keperluan yang akan datang tetapi dianggap berlebihan dan barang ini ditimbun dalam gudang. Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut;

•       Yang disebut surplus adalah barang yang melebihi pemakaian dua tahun

•       Jumlah persediaan barang A = 370 satuan

•       Pemakaian barang A selama 1 tahun = 158 satuan

•       Harga satuan barang A = USD5,00

Maka rasio surplus barang A              = nilai barang surplus / nilai seluruh persediaan

                                                                = (370 – 2 X 158) X 5 / 370 X 5

                                                                = 270 / 1850

                                                                = 14.6%

Perhitungan rasio surplus dapat dilakukan dengan cara menghitung satu demi satu barang atau pos demi pos yang ada, dapat juga dengan menghitung secara keseluruhan seperti contoh perhitungan berikut ini;

1. Dihitung barang demi barang

•       Nilai surplus barang A = USD25,500

•       Nilai surplus barang B = USD11,250

•       Nilai surplus barang C = USD 16,000

•       Barang-barang lain = tidak ada surplus

•       Nilai seluruh surplus = USD52,750

•       Nilai seluruh barang = USD290,000

•       Rasio surplus = 18.2%

2. Dihitung secara keseluruhan

•       Sama dengan data diatas, ditambah data berikut ini;

•       Pemakaian seluruh barang = USD150,000 / tahun

•       Definisi surplus = persediaan lebih dari 2 tahun pemakaian

•       Tingkat persediaan = 23.2 bulan pemakaian

•       Rasio surplus = 0%

•       Dari contoh diatas dapat dikatakan bahwa secara keseluruhan tidak ada surplus karena perhitungan seluruh item cukup hanya untuk 23.2 bulan pemakaian, tetapi kalau dihitung pos barang per pos barang, memang ada surplus sebesar 18.2%.

2.       Rasio Persediaan Mati

Yang dinamakan persediaan mati adalah bearing persediaan yang tidak ada kemungkinannya sama sekali untuk digunakan lagi. Hal ini terjadi karena misalnya sisa persediaan suku cadang yang peralatannya sudah dihapuskan dan tidak dioperasikan lagi tau barang yang sudah tinggal guna karena ketinggalan teknologi dsb. Tetapi ada juga perusahaan yang menentukan bahwa persediaan barang yang melebihi pemakaian selama waktu tertentu, misalnya lima tahun dinyatakan dan dianggap sebagai persediaan mati. Konsekuensi dari pernyataan persediaan mati biasanya adalah bahwa barang bersangkutan dijual atau dibuan karena tidak ada gunanya menyimpannya terus atau kalau disimpan terus akan menimbulkan biaya yang besar. Rasio persediaan mati adalah perbandingan antara nilai persediaan mati dan nilai seluruh persediaan barang. Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut;

•       Yang disebut persediaan mati adalah barang-barang yang tidak dapat / akan digunakan lagi

•       Barang-barang tersebut bernilai USD73,450

•       Nilai total seluruh barang persediaan = USD4,563,000

Rasio persediaan mati = (nilai barang / persediaan mati) / Nilai seluruh persediaan

                                                    = USD73,450 / USD4,563,000

                                                    = 1.6%

Benchmark kinerja manajemen persediaan

•       Benchmark ialah ukuran kinerja perusahaan andalan dalam bidang tertentu yang dapat dijadikan acuan suatu prusahaan. Sedangkan benchmarking adalah proses pengukuran dan pembandingan kinerja perusahaan sendiri dengan kinerja perusahaan andalan (benchmark), diikuti dengan analisis dan usaha memperbaiki kinerja perusahaan sendiri meniru dan menuju pada kinerja perusahaan unggulan tersebut. Berikut ini akan disampaikan beberapa contoh benchmark mengenai kinerja pengelolaan barang khususnya pengendalian persediaan.

•       Benchmarks Pengendalian Persediaan

Dikutip dari kumpulan Fluor Daniel (perusahaan konstruksi dan rekayasa terkemuka dunia) dari 148 perusahaan di seluruh dunia yang dianggap termasuk dalam penempatan teratas (top quartile) yang terdiri dari industri;

1.       Store Turnover

•       Pengertian Store Turnover adalah “stock turnover is a measure of the effectiveness of the parts and suppliers in the storeroom. A higher number means that working capital is being exercised regularly. World class plants have achieved turnover level well over 1.0” 

                                Best of the best Maintenance Benchmarks

•       Turnover ini adalah perputaran dari barang persediaan yang berupa material umum dan suku cadang yang digunakan untuk pemeliharaan dan bukan persediaan barang jenis komoditas dan bahan baku, bahan setengah jadi maupun barang jadi. Turnover untuk bahan baku dan sebagainya dan bahan komoditas akan disampaikan pada bagian terakhir.

2.       Stores Service Level

Stock services level is a measure of both inventory accuracy and stockout events in which the inventory of stores units has been depleted.

Targets that are based on the importance of the inventory are commonly established for the measure;

Critical spares service level 99.5%

Normal spares service level 95.0%

Disini jelas dibedakan tingkat layanan untuk dua jenis sukus cadang yang berbeda.Pembedaan ini penting karena menyagkut baik keamanana maupun biaya.

3.       Dikutip dari Purchasing Performance Benchmarks yang dibuat oleh Center for Advanced Purchasing Studies, USA.

Best of the best Maintenance Benchmarks

Warehouse Inventory (as a percent of sales)

4.       Dikutip dari Handbook of Inventory Management (Robert L. Janson) Turnover dari persediaan jenis bahan baku, bahan setetngah jadi, bahan jadi dan komoditas dari berbagai jenis perusahaan di USA dan Jepang sekaligus menunjukkan bahwa umumnya Jepang lebih berhasil dalam arti lebih efisien dalam mengelola persediaannya. Dari 17 jenis indutri, hanya 3 industri Jepang yang kalah dari USA, seperti table berikut ini;

Perbandingan Turnover Industri Jepang dan USA

•       Perbandingan Turnover Industri Jepang dan USA

Laporan Untuk Manajemen

Tolok ukur kinerja agar mempunyai kegunaan yang maksimum harus memenuhi beberapa ketentuan, baik dalam cara pencatatan, isi pencatatan dan cara pelaporannya seperti berikut ini;

1.       Dicatat dengan lengkap, akurat, dan tepat waktu; pencatatan dapat dilakukan dengan computer atau secara manual. Pencatatan perlu secara lengkap artinya semua yang diperlukan dicatat. Data tidak hanya menyangkut keadaan sekarang tetapi dapat juga kecenderungan selama beberapa waktu terakhir dan mungkin prediksi kecenderungan masa mendatang.

2.       Dilaporkan kepada pihak yang memerlukan; laporan biasanya dilakukan secara tertulis dan dibuat secara berkala. Pihak yang memerlukan biasanya adalah manajemen yang terdiri dari pimpinan tertinggi, manajer senior, manajer yunior ataupun penyelia langsung. Laporan harus dibuat secara jelas, singkat, disertai data kuantitatif dan langsung ke inti masalah.

3.       Dilakukan evaluasi atas isi laporan; evaluasi yang dimaksud disini ialah yang menyangkut penilaian apaka kinerja sudah / belum memenuhi ketentuan atau target, ada kemajuan / kemunduran dsb. Evaluasi menyangkut pula kesimpulan seperti apakah perlu tindak lanjut, apakah menunggu dulu untuk melihat perkembangannya dsb. Laporan dalam bentuk kecenderungan perkembangan evaluasi perlu juga dalam proses evaluasi ini. Unutk mempermudah evaluasi, perlu juga disampaikan benchmark yang digunakan dan mungkin pula jadwal dan perkembangan pencapaian benchmarking yang sedang dilakukan.

4.       Dilakukan tindak lanjut untuk memperbaiki kinerja sekiranya diperlukan; tindak lanjut yang diperlukan biasanya menyangkut langkah-langkah perbaikanatau percepatan perbaikan kinerja dsb. Langkah langkah perbaikan dapat menyagkut prosedur, SDM, pengawasan, dsb. Kelemahannya yang umum adalah kuat dalam laporan tetapi sangat lemah dalam tindak lanjut.

Mengenai laporan ke manajemen yang dimaksud adalah laporan kinerja fungsi-fungsi berdasarkan tolok ukur yang sudah ditetapkan dan dapat dibedakan, misalnya;

1.       Laporan Strategis ; adalah laporan yang bersifat strategei artinya menyangkut atau sangat mempengaruhi hidup matinya perusahaan. Laporan ini jumlahnya sangat terbatas dan sangat singkat, dan dilaporkan langsung ke manajemen puncak. Contohnya adalah kelangkaan barang berjangka panjang atau keluarnya peraturan pemerintah yang akan mempengaruhi kinerja manajemen persediaan dan mungkin dapat membehayakan kelangsungan hidup perusahaan. Laporan untuk manajamen puncak ini betul-betul harus dibatasi seketat mungkin, jangan sampai hal-hal yang cukup mendapat perhatian / keputusan manajemen tingkat menengah dilaporkan ke manajemen puncak.

2.       Laporan Manajerial; laporan ini bersifat manajerial, artinya memerlukan perhatian manajer menengah. Jumlahnya juga terbatas dan cukup dibuat secara ringkas. Contohnya adalah Turn Over Ratio dan Tingkat Layanan untuk barang-barang penting dan startegis. Hal-hal detail yang tidak perlu dilaporkan ke manajemen tingkat menengah ini jangan sampai dilaporkan karena akan menghabiskan waktu mereka.

3.       Laporan Operasional; laporan lain yang sifatnya untuk kepentingan operasional diperlukan oleh penyelia atau manajer setempat. Jumlah laporan ini dapat lebih banyak. Dilaporkan secara berkala kepada penyelia langsung atau dapat juga, apabila diperlukan, kepada manajer setempat. Laporan-laporan yang termasuk disini adalah laporan lain diluar yang bersifat strategis dan manajerial.